Integritetsmeddelande

Senast ändrad: 2025-09-04

Arkivia AB, org.nr. 559491-9739 (”Arkivia”, ”vi”, ”vår” eller ”oss”) respekterar och värnar om din personliga integritet. Detta integritetsmeddelande (”Integritetmeddelande”) syftar till att beskriva hur vi som personuppgiftsansvarig behandlar dina personuppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen (EU) 2016/679 (”GDPR”) och annan tillämplig dataskyddslagstiftning. Det beskriver även vilka rättigheter du har enligt GDPR och hur du kan göra dem gällande.

1. Vilka omfattas av detta Integritetsmeddelande?

1.1 Personer vars personuppgifter vi kan komma att behandla

Detta Integritetsmeddelande gäller när Arkivia såsom personuppgiftsansvarig behandlar personuppgifter tillhöriga dig som:

• besöker vår webbplats www.arkivia.se eller kontaktar oss via e-post, telefon, våra konton i sociala medier eller på annat sätt,

• är en företrädare, kontaktperson eller annan medarbetare hos en befintlig eller potentiell företagskund till Arkivia, och

• är en företrädare, kontaktperson, representant eller annan medarbetare hos en befintlig eller potentiell leverantör eller samarbetspartner till Arkivia.

2. Kontaktuppgifter till personuppgiftsansvarig

Arkivia är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter som beskrivs i detta Integritetsmeddelande. Som personuppgiftsansvarig ansvarar vi för att vår behandling av dina personuppgifter sker i enlighet med GDPR och annan tillämplig dataskyddslagstiftning.

Vid frågor om detta Integritetsmeddelande, vår behandling av dina personuppgifter eller om du vill utöva dina rättigheter, vänligen kontakta oss på info@arkivia.se eller via de kontaktuppgifter som anges nedan.

Arkivia AB, org.nr. 559491-9739
Postadress: Industrigatan 4A, 112 46 Stockholm
E-post: info@arkivia.se

3. Hur samlar vi in dina personuppgifter?

Vi behandlar personuppgifter som tillhandahålls av dig när du kontaktar oss via exempelvis e-post, våra företagskonton i sociala medier eller om du ingår ett avtal för din egen räkning om du exempelvis har en enskild näringsverksamhet eller för din arbetsgivares räkning (dvs. företaget du företräder). Utöver de personuppgifter som du lämnat själv, kan vi få del av uppgifter från din arbetsgivare om din arbetsgivare är en (potentiell) företagskund eller (potentiell) leverantör eller samarbetspartner till Arkivia. Vi kan även inhämta dina personuppgifter från offentligt tillgängliga källor såsom din arbetsgivares webbplats.

När du besöker och interagerar med vår webbplats kan vi samla in uppgifter såsom IP-adress, webbläsartyp, tidzonsinställningar, information om hur du använder vår webbplats från din enhet. Vi samlar in dessa personuppgifter från din enhet genom att använda cookies, serverloggar, pixlar och liknande tekniker (”Cookies”).

4. Om du inte lämnar dina personuppgifter

Om du är en företrädare, kontaktperson, representant eller annan medarbetare hos en (potentiell) företagskund, leverantör eller samarbetspartners behandlar vi information om dig för att kunna ingå avtal med dig som bedriver en enskild näringsverksamhet eller med företaget som du företräder. För att ingå avtal behöver du lämna vissa personuppgifter till oss. Det är självklart frivilligt att lämna personuppgifter men om du inte lämnar de uppgifter som är nödvändiga kommer vi inte kunna ingå avtal med dig som bedriver en enskild näringsverksamhet eller företaget du företräder och kan inte administrera förhållandet till företaget som du företräder.

5. Sammanställning av behandlingar som utförs

I nedanstående sektioner finner du en sammanställning med information om varför vi behandlar dina personuppgifter, de kategorier av personuppgifter som behandlas för det angivna ändamålet, hur länge vi behandlar dina personuppgifter och den rättsliga grunden som vi stödjer behandlingen på. För det fall vi stödjer behandlingen på en intresseavvägning har vi även angivit det berättigade intresset.

5.1 För att ingå avtal och administrera kundavtalet inklusive kundförhållandet

Ändamålet med behandlingen:

Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna ingå avtal med dig som bedriver en enskild näringsverksamhet eller med företaget du företräder och för att administrera avtalet samt kundförhållandet. Detta innefattar exempelvis behandling av personuppgifter för att leverera och förbättra våra tjänster eller uppdrag till er, för att kunna fakturera och kommunicera avseende avtalet, betalning eller tjänster och uppdrag/beställningar.

Kategorier av personuppgifter:

• För- och efternamn
• Arbetsgivare/företagsnamn och din yrkestitel
• Företagstelefonnummer och e-postadress
• Ditt personnummer (endast enskilda näringsidkare)
• Bankkontonummer samt betalningsdetaljer (endast enskilda näringsidkare)

Denna behandling avser:

• Företagskunder
• Potentiella företagskunder

Rättslig grund: Intresseavvägning.

Behandlingen är nödvändig för vårt berättigade intresse att ingå avtal med dig som enskild näringsidkare eller med företaget du företräder och för att administrera avtalet samt kundförhållandet. Vi har bedömt att vårt intresse väger tyngre än din rätt att inte få dina personuppgifter behandlade för det här ändamålet.

Lagringstid: Dina personuppgifter behandlas under hela avtalsförhållandet och upp till 1 år från det att avtalsförhållandet upphört, förutsatt att det inte föreligger lagkrav som stadgar en längre lagringstid.. För personuppgifter som behöver sparas enligt bokföringslagen, se avsnitt 5.10.

5.2 För att ingå avtal och administrera leverantörs- eller samarbetsavtalet inklusive leverantörsförhållandet eller samarbetet

Ändamålet med behandlingen:

Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna ingå avtal med leverantören eller samarbetspartnern som du företräder och för att administrera avtalet samt leverantörsförhållandet eller samarbetet.

Kategorier av personuppgifter:

• För- och efternamn
• Arbetsgivare/företagsnamn och din yrkestitel
• Företagstelefonnummer och e-postadress
• Ditt personnummer (endast enskilda näringsidkare)
• Bankkontonummer samt betalningsdetaljer (endast enskilda näringsidkare)

Denna behandling avser:

• Leverantörer och samarbetspartners
• Potentiella leverantörer och samarbetspartners

Rättslig grund: Intresseavvägning.

Behandlingen är nödvändig för vårt berättigade intresse att ingå avtal med företaget som du företräder och för att administrera avtalet samt leverantörsförhållandet eller samarbetet. Vi har bedömt att vårt intresse väger tyngre än din rätt att inte få dina personuppgifter behandlade för det här ändamålet.

Lagringstid: Dina personuppgifter behandlas under hela avtalsförhållandet och upp till 1 år från det att avtalsförhållandet upphört, förutsatt att det inte föreligger lagkrav som stadgar en längre lagringstid. För personuppgifter som behöver sparas enligt bokföringslagen, se avsnitt 5.10.

5.3 För att skicka information och marknadsföring till dig

Ändamålet med behandlingen:

Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna skicka information och marknadsföring till dig som är företagskund, potentiell företagskund samt leverantör och samarbetspartner eller potentiell leverantör och samarbetspartner.

Det kan exempelvis röra sig om produktuppdateringar, nya produktlanseringar, nya samarbetspartners, eller tillägg i vårt tjänsteerbjudande till er, eller till er slutkund (anhöriga).

Kategorier av personuppgifter:

• För- och efternamn
• Arbetsgivare/företagsnamn och din yrkestitel
• Företagstelefonnummer och e-postadress

Denna behandling avser:

• Företagskunder
• Potentiella företagskunder
• Leverantörer och samarbetspartners
• Potentiella leverantörer och samarbetspartners

Rättslig grund: Intresseavvägning.

Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för vårt intresse att skicka information och marknadsföring till dig som är företagskund, potentiell företagskund samt leverantör och samarbetspartner eller potentiell leverantör och samarbetspartner. Vi har bedömt att vårt intresse väger tyngre än din rätt att inte få dina personuppgifter behandlade för det här ändamålet.

Lagringstid: Som företagskund, leverantör och samarbetspartner behandlas dina personuppgifter under hela avtalsförhållandet, förutsatt att det inte föreligger lagkrav som stadgar en längre lagringstid. Som potentiell företagskund eller potentiell leverantör och samarbetspartner behandlas dina personuppgifter i upp till 1 år. För personuppgifter som behöver sparas enligt bokföringslagen, se avsnitt 5.10.

5.4 För att genomföra kundundersökningar och följa upp interna rutiner och policyer

Ändamålet med behandlingen:

Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna genomföra kundundersökningar och följa upp våra interna rutiner och policyer.

Kategorier av personuppgifter:

• För- och efternamn
• Arbetsgivare/företagsnamn och din yrkestitel
• Företagstelefonnummer och e-postadress
• Din korrespondens med oss

Denna behandling avser:

• Företagskunder
• Potentiella företagskunder

Rättslig grund: Intresseavvägning.

Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för vårt intresse att göra kundundersökningar och följa upp våra interna rutiner och policyer. Vi har bedömt att vårt intresse väger tyngre än din rätt att inte få dina personuppgifter behandlade för det här ändamålet.

Lagringstid: Dina personuppgifter behandlas under hela avtalsförhållandet, förutsatt att det inte föreligger lagkrav som stadgar en längre lagringstid. För personuppgifter som behöver sparas enligt bokföringslagen, se avsnitt 5.10.

5.5 För att kunna kommunicera med dig som kontaktar oss

Ändamålet med behandlingen:

Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna besvara eventuella frågor eller i övrigt kommunicera med dig som kontaktar oss via e-post, telefon, sms eller via våra företagskonton i sociala medier.

Kategorier av personuppgifter:

• För- och efternamn
• Arbetsgivare/företagsnamn och din yrkestitel
• Telefonnummer och e-postadress
• Din korrespondens med oss

Denna behandling avser:

• Dig som kontaktar Arkivia

Rättslig grund: Intresseavvägning.

Behandlingen är nödvändig för vårt intresse att besvara eventuella frågor eller i övrigt kommunicera med personer och företrädare för företag som kontaktar oss. Vi har bedömt att vårt intresse väger tyngre än din rätt att inte få dina personuppgifter behandlade för det här syftet.

Lagringstid: Personuppgifterna sparas i upp till tre månader om inte omständigheterna tydligt föranleder något annat och vi behöver spara dina uppgifter under en längre tidsperiod för att kunna följa upp korrespondensen såsom vid pågående ärenden som inte har avslutats eller om vi behöver spara uppgifterna enligt något annat ändamål som anges i detta Integritetsmeddelande.

5.6 För att säkerställa grundläggande webbplatsfunktioner

Ändamålet med behandlingen:

Vi behandlar dina personuppgifter för att tillhandahålla, administrera och underhålla vår webbplats till dig som webbplatsbesökare, t.ex. för att komma ihåg om du väljer att samtycka eller neka till användningen av Cookies på vår webbplats.

Detta ändamål är kopplat till Nödvändiga Cookies. För mer information, se vår cookiepolicy.

Kategorier av personuppgifter:

• IP-adress

Denna behandling avser:

• Hemsidebesökare

Rättslig grund: Intresseavvägning.

Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för vårt intresse att säkerställa webbplatsfunktionalitet, det vill säga för att tillhandahålla, administrera och underhålla vår webbplats. Vi har bedömt att vårt intresse väger tyngre än din rätt att inte få dina personuppgifter behandlade för det här ändamålet.

Lagringstid: Se vår cookiepolicy. för mer information om hur länge vi behandlar dina personuppgifter för detta ändamål.

5.7 För att sammanställa statistik över vår webbplats

Ändamålet med behandlingen:

Vi behandlar dina personuppgifter för att få en förståelse för hur du och andra webbplatsbesökare använder vår webbplats i syfte att ytterligare förbättra och utveckla vår webbplats.

Detta ändamål är kopplat till Cookies för statistik. För mer information, se vår cookiepolicy.

Kategorier av personuppgifter:

• IP-adress

• Enhetsdata och användardata, såsom webbläsare, tidszon, datum och besökstid, sidnavigering, och klick av sidor, länkar och videos

Denna behandling avser:

• Hemsidebesökare

Rättslig grund: Samtycke.

Vi behandlar dina personuppgifter för det angivna ändamålet baserat på ditt samtycke.

Lagringstid: Se vår cookiepolicy för mer information om hur länge vi behandlar dina personuppgifter för detta ändamål.

5.8 För att optimera sidnavigering och din besöksupplevelse

Ändamålet med behandlingen:

Vi behandlar dina personuppgifter för att webbplatsen ska kunna komma ihåg information som ändrar hur webbplatsen fungerar eller visas för dig. Detta sker i syfte att optimera sidnavigering och förbättra din besöksupplevelse.

Detta ändamål är kopplat till Cookies för statistik. För mer information, se vår cookiepolicy.

Kategorier av personuppgifter:

• IP-adress

• Enhetsdata och användardata, såsom webbläsare, tidszon, datum och besökstid, sidnavigering, och klick av sidor, länkar och videos

Denna behandling avser:

• Hemsidebesökare

Rättslig grund: Samtycke.

Vi behandlar dina personuppgifter för det angivna ändamålet baserat på ditt samtycke.

Lagringstid: Se vår cookiepolicy för mer information om hur länge vi behandlar dina personuppgifter för detta ändamål.

5.9 Beteendeanalys för att kunna visa annonser m.m.

Ändamålet med behandlingen:

Vi behandlar dina personuppgifter för att vi och våra tredjepartsleverantörer samt annonsörer ska kunna spåra dig över enheter och webbplatser samt kunna samla in och behandla beteendedata och interaktioner i syfte att kunna visa relevanta annonser för dig och för att kunna spara preferenser.

Detta syfte är kopplat till Cookies för marknadsföring. För mer information, se vår cookiepolicy.

Kategorier av personuppgifter:

• IP-adress

• Enhetsdata och användardata, såsom webbläsare, tidszon, datum och besökstid, sidnavigering, och klick av sidor, länkar och videos

Denna behandling avser:

• Hemsidebesökare

Rättslig grund: Samtycke.

Vi behandlar dina personuppgifter för det angivna ändamålet baserat på ditt samtycke.

Lagringstid: Se vår cookiepolicy för mer information om hur länge vi behandlar dina personuppgifter för detta ändamål.

5.10 För att fullgöra våra rättsliga förpliktelser enligt bokföringslagen

Ändamålet med behandlingen:

Vi kan behöva behandla information om dig för att uppfylla våra rättsliga förpliktelser som följer av bokföringslagen. Det kan röra sig om referensuppgifter i fakturor där fakturorna utgör räkenskapsmaterial eller personuppgifter i ett avtal eller annat underlag som utgör ett verifikat till en bokföringspost som behöver sparas enligt bokföringslagen.

Kategorier av personuppgifter:

• För- och efternamn
• Arbetsgivare/företagsnamn och din yrkestitel
• Företagstelefonnummer och e-postadress
• Ditt personnummer (endast enskilda näringsidkare)
• Bankkontonummer samt betalningsdetaljer (endast enskilda näringsidkare)

Denna behandling avser:

• Företagskunder

• Leverantörer och samarbetspartners

Rättslig grund: Rättslig förpliktelse.

Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för att fullgöra våra rättsliga förpliktelser enligt bokföringslagen.

Lagringstid: Vi sparar dina personuppgifter så länge det krävs enligt lag. För bokföringslagen ska räkenskapsinformation sparas i sju år, räknat från utgången av det kalenderår då räkenskapsåret till vilken informationen hörde avslutades.

5.11 För att tillvarata våra intressen vid en tvist

Ändamålet med behandlingen:

Vi kan behöva behandla dina personuppgifter för att kunna tillvarata våra intressen i händelse av en tvist, såsom för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk t.ex. vid en tvist om betalning.

Kategorier av personuppgifter:

• För- och efternamn
• Arbetsgivare/företagsnamn och din yrkestitel
• Företagstelefonnummer och e-postadress
• Ditt personnummer (endast enskilda näringsidkare och privatpersoner)
• Bankkontonummer samt betalningsdetaljer (endast enskilda näringsidkare och privatpersoner)
• Annan relevant information som du har tillhandahållit

Denna behandling avser:

• Företagskunder

• Leverantörer och samarbetspartners

• Dig som kontaktar Arkivia

Rättslig grund: Intresseavvägning.

Vi behandlar dina personuppgifter med stöd av en intresseavvägning, då vi bedömer att vårt intresse av att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk väger tyngre än din rätt och intresse att inte få dina personuppgifter behandlade för det här ändamålet.

Lagringstid: Dina personuppgifter sparas så länge som det är nödvändigt för att vi ska kunna tillvarata våra intressen i händelse av en tvist. Till exempel under den tid som tvisten pågår, innan den är slutligt avgjord.

5.12 För att möjliggöra omstrukturering, försäljning eller avveckling av Arkivia eller våra tillgångar

Ändamålet med behandlingen:

Om Arkivia ska omstruktureras (t.ex. delas upp i flera olika verksamheter) eller om en utomstående part önskar förvärva Arkivia eller vår kunddatabas, kommer Arkivia att lämna ut dina personuppgifter till det övertagande bolaget. Detta kan även ske vid fusion eller om Arkivia likvideras eller går i konkurs. Det övertagande bolaget kommer i sådana fall att fortsätta behandla dina personuppgifter för samma ändamål som anges i detta Integritetsmeddelande, om du inte får annan information i samband med överlåtelsen. Vissa personuppgifter kommer även att delas med andra bolag som en del av processen för att möjliggöra en omstrukturering, försäljning eller avveckling. I sådana fall har dessa åtagit sig att iaktta konfidentialitet.

Kategorier av personuppgifter:

• För- och efternamn
• Arbetsgivare/företagsnamn och din yrkestitel
• Företagstelefonnummer och e-postadress
• Ditt personnummer (endast enskilda näringsidkare och privatpersoner)
• Bankkontonummer samt betalningsdetaljer (endast enskilda näringsidkare och privatpersoner)

Denna behandling avser:

• Företagskunder

• Leverantörer och samarbetspartners

• Dig som kontaktar Arkivia

Rättslig grund: Intresseavvägning.

Vi behandlar dina personuppgifter baserat på vårt berättigade intresse att möjliggöra omstrukturering, försäljning eller avveckling av Arkivia eller våra tillgångar, vilket vi bedömer väger tyngre än din rätt att inte få dina personuppgifter behandlade för det här ändamålet. Det förutsätter dock att det övertagande eller potentiellt övertagande bolaget bedriver liknande verksamhet som Arkivia.

Lagringstid: Om Arkivia upphör att existera, t.ex. genom avveckling såsom fusion, delning, likvidation eller konkurs, eller om Arkivias kunddatabas överlåts till ett övertagande bolag kommer vi att radera dina personuppgifter så länge vi inte behöver spara dem för att uppfylla lagkrav.

6. Intresseavvägning

När Arkivia har angivit ”intresseavvägning” som rättslig grund i avsnittet ovan innebär det att vi har bedömt att vi eller tredje part har ett berättigat intresse av att behandlingen. Utöver att identifiera det berättigade intresset har vi även vägt detta intresse mot dina intressen eller grundläggande rättigheter och friheter som kräver skydd för personuppgifter. Vi kan endast stödja behandlingen på en intresseavvägning om vi har genomfört denna avvägning och kommit fram till att vårt eller tredje parts intresse väger tyngre än dina intressen eller grundläggande rättigheter och friheter.

Om vi behandlar dina personuppgifter med stöd av ett berättigat intresse kan du kontakta oss via de kontaktuppgifter som anges i avsnitt 2 för att få ytterligare information om den genomförda intresseavvägningen. Observera att intresseavvägningsbedömningarna är generella (t.ex. baserade på en genomsnittlig individ i den relevanta kategorin) och att ingen individuell bedömning har gjorts.

7. Automatiserat beslutsfattande

Vi använder oss inte av automatiska processer för att fatta beslut som i betydande grad påverkar dig.

8. Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Vi sparar bara dina personuppgifter så länge de behövs för de ändamål vi samlade in uppgifterna för enligt detta Integritetsmeddelande, förutsatt att det inte föreligger lagkrav som stadgar en längre lagringstid. När vi inte längre behöver spara dina uppgifter tar vi bort dem ur våra system, databaser och backup-er såvida vi inte har en rättslig skyldighet att spara dina personuppgifter under en längre period. Se mer om de specifika lagringsperioderna i sektionerna ovan under avsnitt 5.

9. Vilka kategorier av mottagare kan vi dela dina personuppgifter med?

Arkivia kan komma att lämna ut dina personuppgifter till följande kategorier av mottagare. För en detaljerad lista över vilka mottagare som vi har lämnat ut uppgifter till, vänligen kontakta oss via de kontaktuppgifter som anges i avsnitt 2.

9.1 Personuppgiftsbiträden

Arkivia kan anlita aktörer för att behandla dina personuppgifter för vår räkning såsom personuppgiftsbiträden. Sådana aktörer får endast behandla dina personuppgifter i enlighet med våra instruktioner. Vi ingår personuppgiftsbiträdesavtal med dessa aktörer och tillser att en hög skyddsnivå säkerställs för att skydda dina personuppgifter. Följande typer av personuppgiftsbiträden använder vi oss av:

• IT- och systemleverantörer - Arkivia kan dela dina personuppgifter med IT och systemleverantörer för att hantera nödvändig drift, teknisk support och underhåll av våra IT-tjänster.
• Marknadsförings- och kommunikationsbyråer - och andra bolag som tillhandahåller marknadsföringstjänster - Arkivia kan dela dina personuppgifter med marknadsförings- och kommunikationsbyråer och andra bolag som tillhandahåller marknadsföringstjänster som anlitas för att assistera Arkivia med marknadsföringskommunikation, t.ex. för att skicka en förfrågan om ett omdöme eller en rekommendation.
• Cookieleverantörer - Arkivia kan komma att dela dina personuppgifter med de cookieleverantörer som anges i vår cookiepolicy.
• Andra leverantörer - Arkivia kan komma att dela dina personuppgifter med leverantörer till Arkivia för kundhanteringssystem, faktureringssystem, kommunikationslösningar (inklusive e-post), databaser, ekonomisystem, print och distribution.

9.2 Självständigt personuppgiftsansvariga

Arkivia kan dela personuppgifter med parter som är självständigt personuppgiftsansvariga. Självständigt personuppgiftsansvariga innebär att aktören självständigt bestämmer för vilka ändamål personuppgifterna ska behandlas och hur behandlingen ska gå till (dvs. medel för behandlingen av personuppgifter). När en delning sker med dessa aktörer gäller deras integritetsmeddelande för behandlingen av personuppgifter som de utför och de har en skyldighet att informera dig om behandlingen:

• Myndigheter och rättsväsendet - Arkivia kan i vissa fall behöva lämna ut uppgifter till domstolar och de brottsförebyggande och utredande myndigheterna (t.ex. polismyndigheten) i enlighet med lag eller inom ramen för en domstolsprocess. I vissa fall kan vi även behöva lämna ut uppgifter till andra parter inom ramen för domstolsprocesser eller liknande. Ett sådant utlämnande sker med stöd av en intresseavvägning som rättslig grund eller för att fullgöra en rättslig förpliktelse enligt lag.
• Externa rådgivare - Arkivia kan dela dina personuppgifter med externa rådgivare såsom revisionsbyråer eller advokatbyråer i enlighet med lag eller för att erhålla rådgivning. Dessa aktörer agerar vanligtvis såsom självständigt personuppgiftsansvariga och ett utlämnande sker vanligtvis med stöd av en intresseavvägning som rättslig grund.
• Övertagande bolag - Om Arkivia ska omstruktureras, (t.ex. delas upp i flera olika verksamheter), eller om en utomstående part önskar förvärva Arkivia eller vår kunddatabas, kommer Arkivia att lämna ut dina personuppgifter till det övertagande bolaget. Detta kan även ske vid fusion eller om Arkivia likvideras eller går i konkurs. Det övertagande bolaget kommer i sådana fall att fortsätta använda dina personuppgifter för samma ändamål som anges i detta Integritetsmeddelande, om du inte får annan information i samband med överlåtelsen. Det förutsätter dock att det övertagande bolaget bedriver liknande verksamhet som Arkivia. Vissa personuppgifter kommer även att delas med andra bolag som en del av processen för att möjliggöra en omstrukturering, försäljning eller avveckling av Arkivia eller våra tillgångar. Detta beskrivs närmare under avsnitt 5.12.
• Sociala medier - Om du kontaktar Arkivia via våra företagskonton på sociala medier kommer sociala medieplattformarna att behandla dina personuppgifter i enlighet med deras respektive integritetsmeddelande som självständigt personuppgiftsansvarig.

10. Var behandlar vi dina personuppgifter?

Arkivia strävar efter att behandla dina personuppgifter inom EU/EES. Under vissa omständigheter kan vi behöva överföra dina personuppgifter till ett land utanför EU/EES (”Tredje Land”). Vid en överföring till ett Tredje Land säkerställer Arkivia alltid att samma höga skyddsnivå gäller även när uppgifterna överförs till ett Tredje Land.

Vänligen kontakta oss via de kontaktuppgifter som anges under avsnitt 2 för mer information om våra överföringar eller för att få del av en kopia på relevant dokumentation avseende de skyddsåtgärder som vidtagits. Du kan även läsa mer på Integritetsskyddsmyndighetens webbplats angående vad som gäller enligt GDPR vid överföringar till Tredje Land och lämpliga skyddsåtgärder.

Adekvat skyddsnivå vid överföring utanför EU/EES

Vi kan komma att överföra dina personuppgifter till mottagare i länder som EU-kommissionen har beslutat säkerställer en adekvat skyddsnivå. Det innebär att EU-kommissionen har bedömt att skyddsnivån i detta land motsvarar den inom EU/EES och att det därför är möjligt att överföra personuppgifter till ett sådant land utan att vidta ytterligare säkerhetsåtgärder. Du finner mer information om vilka länder som omfattas av adekvansbeslut på EU-kommissionens webbplats.

EU-kommissionen har även beslutat att USA säkerställer en adekvat skyddsnivå förutsatt att mottagaren omfattas av det så kallade EU-US Data Privacy Framework (”DPF”). Arkivia kan komma att överföra dina personuppgifter till USA och säkerställer i sådana fall att den mottagande parten (dataimportören) är certifierad enligt DPF, om inga andra lämpliga skyddsåtgärder finns på plats.

Lämpliga skyddsåtgärder vid överföring utanför EU/EES

Om dina personuppgifter överförs till ett Tredje Land utanför EU/EES som inte omfattas av ett beslut från EU-kommissionen om en adekvat skyddsnivå eller är certifierad enligt DPF, kommer vi att säkerställa att det finns lämpliga skyddsåtgärder på plats. Lämpliga skyddsåtgärder kan vara att den part som för över personuppgifterna till ett Tredje Land (dataexportören) och den part som för in personuppgifter i ett Tredje Land (dataimportören) har ingått EU-kommissionens standardavtalsklausuler för internationella överföringar eller att andra skyddsåtgärder har vidtagits. För det fall dessa skyddsåtgärder inte är tillräckliga kan vi tillse att även vidta avtalsrättsliga, tekniska eller organisatoriska kompletterande åtgärder för att säkerställa en väsentligt likvärdig skyddsnivå som inom EU för de personuppgifter som överförs till det Tredje Landet. Du finner mer information om EU-kommissionens standardavtalsklausuler på Integritetsskyddsmyndighetens webbplats.

11. Dina rättigheter

11.1 Vårt ansvar för dina rättigheter

Arkivia ansvarar i egenskap av personuppgiftsansvarig för att dina personuppgifter behandlas i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning och för att du ska kunna utöva dina rättigheter enligt GDPR. Du finner mer information om dina rättigheter i avsnitten nedan och på Integritetsskyddsmyndighetens (IMY:s) webbplats. Du kan när som helst kontakta oss via de kontaktuppgifter som anges under avsnitt 2 i detta Integritetsmeddelande för att utöva dina rättigheter. Om du vill utöva någon av dina rättigheter, glöm inte att ange vilken rättighet som begäran avser.

Tidsfrister

Arkivia är skyldig att besvara din begäran om att utöva dina rättigheter inom en månad från det att vi mottagit din begäran och informera om vilka åtgärder vi vidtagit. För det fall en begäran är komplicerad eller om vi har mottagit ett stort antal begäranden har vi rätt att förlänga tiden med ytterligare två månader (dvs. senast tre månader från mottagandet av begäran). Vi kommer att meddela dig om en sådan förlängning inklusive orsaken till förlängningen inom en månad. Om vi inte vidtar någon åtgärd med anledning av din begäran är vi skyldiga att senast inom en månad från det att vi tog emot din begäran meddela dig om: i) att åtgärden inte vidtagits, ii) orsaken till detta, och iii) informera dig om din rätt att lämna in ett klagomål hos tillsynsmyndigheten och begära rättslig prövning.

Som huvudregel är det kostnadsfritt

All information, kommunikation och samtliga åtgärder som vi genomför är kostnadsfria för dig. Om begäranden med anledning av dina rättigheter är uppenbart ogrundad eller orimlig har vi rätt att antingen ta ut en rimlig administrativ avgift för att tillhandahålla informationen eller genomföra efterfrågad åtgärd. Vi kan även vägra att tillmötesgå din begäran.

Vi kan behöva identifiera dig

Om vi har rimliga skäl att betvivla identiteten hos dig som lämnar in en begäran, kan vi begära ytterligare information som är nödvändig för att bekräfta din identitet. Vi kommer inte att samla ni fler uppgifter än vad som är nödvändigt.

11.2 Din rätt till tillgång, rättelse, radering och begränsning

Enligt GDPR har du vissa rättigheter i förhållande till de uppgifter vi behandlar om dig vilka beskrivs nedan. Vissa av dessa rättigheter gäller under vissa förutsättningar vilket du kan läsa mer om nedan. Du har rätt att begära följande rättigheter.

a) Tillgång till dina personuppgifter ("registerutdrag") - För att du ska kunna kontrollera om behandling av dina personuppgifter sker och om behandlingen är laglig har du rätt att begära ett registerutdrag. Det innebär att du har rätt att få en bekräftelse på om vi behandlar dina personuppgifter och - i sådana fall - få en kostnadsfri kopia av de personuppgifter som vi behandlar om dig. Är du endast intresserad av en viss typ av uppgifter eller uppgifter som behandlas för ett specifikt ändamål (till exempel direkt marknadsföring) ber vi dig att ange det i din begäran. I anslutning till registerutdraget får du även information om behandlingen såsom varför vi behandlar dina personuppgifter, hur längre personuppgifterna kommer att lagras (om möjligt), till vilka dina personuppgifter har lämnats ut eller ska lämnas ut, m.m. För eventuella ytterligare kopior som du begär har vi rätt att ta ut en rimlig administrationsavgift för att täcka våra administrativa kostnader. Om du gör en begäran i elektroniskt format, t.ex. via e-post, kommer vi att ge dig informationen i ett allmänt använt elektroniskt format, om du inte begär något annat.

b) Rättelse av dina personuppgifter - Om vi behandlar personuppgifter som är felaktiga har du rätt att begära att få dem rättade. Vi kommer även att på eget initiativ rätta eller radera uppgifter som vi upptäcker är felaktiga. Du har även rätt att komplettera ofullständiga personuppgifter genom att tillhandahålla ett kompletterande utlåtande.

c) Radering av dina personuppgifter - I vissa fall har du rätt att få dina personuppgifter raderade. Detta gäller för det fall att:

• personuppgifterna inte längre behövs för de ändamål för vilka de samlades in eller på annat sätt behandlas,
• vi behandlar dina personuppgifter med stöd av ditt samtycke och du återkallar samtycket, förutsatt att det inte finns någon annan rättslig grund för behandlingen av personuppgifterna,
• vi behandlar dina uppgifter för direktmarknadsföringsändamål och du invänder mot denna behandling,
• du invänder mot vår behandling av dina uppgifter som sker efter en intresseavvägning eller med stöd av ett allmänt intresse och vi saknar berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter,
• vi har behandlat personuppgifterna på ett olagligt sätt, eller,
• vi har en rättslig skyldighet att radera personuppgifterna.

Det finns undantag från rätten till radering

Det kan finnas krav i lag eller andra starkt vägande skäl som gör att vi inte kan radera dina personuppgifter. Ett starkt vägande skäl kan exempelvis vara för att fastställa, göra gällande eller försvara oss mot rättsliga anspråk, eller, för arkivändamål av allmänt intresse, vetenskapliga eller historiska forskningsändamål eller för statistiska ändamål.

d) Begränsning av behandlingen - Det innebär att vi tillfälligt begränsar behandlingen av dina personuppgifter så att de endast behandlas för vissa avgränsade ändamål. Vi kommer att informera dig innan begränsningen av behandlingen avslutas. Du har rätt att begära begränsning när:

• du anser att dina uppgifter är felaktiga och du har begärt rättelse enligt punkt 11.2 b), under tiden vi utreder uppgifternas korrekthet,
• behandlingen är olaglig och du inte vill att uppgifterna raderas,
• vi som personuppgiftsansvarige inte längre behöver behandla personuppgifterna för ändamålen men behandlingen men du behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara ett rättsligt anspråk, eller,
• du har invänt mot avvändning enligt avsnitt 11.3, i väntan på kontroll om våra berättigade skäl väger tyngre än dina berättigade skäl.

Vi kommer att vidta alla rimliga åtgärder vi kan för att underrätta alla mottagare som tagit emot personuppgifter enligt avsnitt 9 ovan om vi rättat, raderat eller begränsat åtkomsten till dina personuppgifter efter att du begärt att vi ska göra det, förutsatt att det inte är omöjligt eller om det skulle medföra en oproportionell ansträngning. På din begäran kommer vi att informera dig om vilka vi lämnat ut personuppgifter till.

11.3 Din rätt att invända mot vår behandling av dina personuppgifter

Du har rätt att invända mot sådan behandling av dina personuppgifter som sker med stöd av en intresseavvägning eller allmänt intresse som rättslig grund (se avsnitt 5 ovan). Du måste ange skäl för din invändning som hänför sig till din specifika situation. Om du invänder mot en behandling kommer vi enbart att fortsätta behandlingen om vi har avgörande berättigade skäl till att fortsätta behandlingen och dessa väger tyngre än dina specifika skäl, övriga intressen, rättigheter och friheter eller om behandlingen är nödvändig för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk.

11.4 Din rätt att invända mot direktmarknadsföring inklusive profilering

Om du inte vill att vi behandlar dina personuppgifter för direktmarknadsföring, vilket inkluderar profilering som utförs för direktmarknadsföringsändamål, har du alltid rätt att invända mot sådan behandling inklusive profilering genom att kontakta oss. När vi har mottagit din invändning kommer vi att upphöra med att behandla dina personuppgifter för detta ändamål. För det fall du får del av marknadsföringsutskick från oss via mejl- och sms kan du även klicka på vår avregistreringslänk som du finner längst ned i respektive mejl- och smsutskick.

11.5 Din rätt att återkalla ditt samtycke

Om vi behandlar dina personuppgifter med stöd av ditt samtycke som rättslig grund (se avsnitt 5 ovan) har du rätt att återkalla ditt samtycke när som helst genom att kontakta oss. Vi äger då inte rätt att fortsätta behandlingen i fråga om det inte finns någon annan rättslig grund för behandlingen. Du finner våra kontaktuppgifter i avsnitt 2 i detta Integritetsmeddelande.

Marknadsföringsutskick

För det fall du vill återkalla ett samtycke som du har lämnat till oss för att få del av våra marknadsföringsutskick via mejl eller sms kan du välja mellan att kontakta oss för att återkalla ditt samtycke eller klicka på vår avregistreringslänk som du finner längst ned i respektive e-postutskick.

Cookies

Har du lämnat ditt samtycke till placeringen av Cookies på vår webbplats kan du återkalla ditt samtycke genom att klicka på ikonen längst ned på vår webbplats och därefter klicka på ”endast nödvändiga”.

11.6 Din rätt till dataportabilitet

Du har rätt till dataportabilitet när vi behandlar dina personuppgifter automatiserat och om vi grundar vår behandling av dina personuppgifter på den rättsliga grunden samtycke eller för att fullgöra ett avtal som du har ingått med oss. Din rätt till dataportabilitet innebär att du har en rätt att få ut en del av dina personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och att få överföra dessa personuppgifter till en annan personuppgiftsansvarig. Du kan också begära att vi överför personuppgifterna direkt till en annan personuppgiftsansvarig förutsatt att det är tekniskt möjligt med en sådan direktöverföring.

11.7 Din rätt att inte bli föremål för relevant tillsynsmyndighet

Du har alltid rätt att inge klagomål till relevant tillsynsmyndigheten om du anser att vår behandling av dina personuppgifter strider mot GDPR. Detta gäller särskilt i den medlemsstat där du har din hemvist, arbetsplats eller där överträdelsen begicks. Tillsynsmyndigheten i Sverige är Integritetsskyddsmyndigheten (IMY). Du kan kontakta IMY via imy@imy.se eller via de kontaktuppgifter som anges på IMY:s webbplats.

12. Vi skyddar dina personuppgifter

Du ska alltid känna dig trygg när vi behandlar dina personuppgifter. Vi har vidtagit både tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder, vilket innefattar tillgångsbegränsningar och regelbundna interna kontroller, för att skydda dina personuppgifter mot exempelvis otillbörlig åtkomst, förändring och förlust. Om det skulle inträffa en personuppgiftsincident som kan komma att påverka dig eller dina personuppgifter på ett betydande sätt, t.ex. vid risk för bedrägeri eller identitetsstöld, kommer vi att kontakta dig och förklara vad som har hänt och ge dig råd om hur du kan minska risken för potentiellt skadliga effekter.

13. Cookies och liknande tekniker

Vi använder Cookies på vår webbplats och i våra tjänster för att, bland annat, förbättra din upplevelse hos oss och anpassa våra tjänster efter dina behov och preferenser. I vår cookiepolicy förklarar vi närmare hur vi använder Cookies och de val du har gjort gällande våra Cookies. Se vår cookiepolicy för mer information.

14. Förändringar av detta Integritetsmeddelande

Arkivia kan komma att ändra detta Integritetsmeddelande. Vid en ändring kommer du att få tydlig information om ändringen och vad den innebär för dig i god tid innan den ändrade versionen börjar att gälla. Detta gäller under förutsättning att ändringen inte enbart är språklig eller redaktionell utan innebär en grundläggande förändring av själva behandlingen eller för det fall ändringen inte är en grundläggande förändring men vi bedömer att den är relevant och påverkar dig. Om en förändring av behandlingen av dina personuppgifter kräver att samtycke inhämtas kommer du att meddelas om detta och få möjlighet att lämna ditt samtycke.

Du finner alltid den senaste versionen av Integritetsmeddelandet på vår webbplats och vi anger datumet för den senaste uppdateringen högst upp i Integritetsmeddelandet.